ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Удмуртский государственный университет»


Кафедра информационной безопасности в управлении


Методические указания по подготовке и оформлению курсовой работы

по дисциплине

Компьютерные информационные технологии в ДОУ

для специальности 350800 “Документоведение и документационное обеспечение управления”

Составитель методических указаний


Старший преподаватель


Исхаков Р. И.


____________________


Рассмотрено и утверждено на заседании кафедры от 

«____»

_______________200__г.

Зав. Кафедрой Климов И. З.

____________________

Согласовано с методической комиссией института

«____»

_______________200__г.




Ижевск

2012




Исходные данные к курсовой работе.


Данная курсовая работа направлена на формирование практических навыков по выбору систем автоматизации документационного обеспечения управления организации.

В качестве объекта исследования студент выбирает любую, хорошо знакомую ему, организацию. Это может быть организация, в которой студент проходил практику или работает в данный момент.

Выбор оптимального варианта программного обеспечения сложная задача, которую необходимо решать на основе многокритериального подхода. При решении этой задачи студент выступает в качестве эксперта службы ДОУ, который для сбора необходимой информации взаимодействует с различными подразделениями объекта. Например, при определении уровня автоматизации ДОУ объекта, необходима работа с сотрудниками подразделения информатизации и информационной безопасности.


Структура и объем курсовой работы.


Курсовая работа имеет следующую структуру:


Все разделы курсовой работы должны быть изложены в строгой логической последовательности и взаимосвязаны


Введение должно включать:

Формулировка цели работы должна соответствовать теме, но не совпадать с ней. Задачи работы должны быть сформулированы таким образом, чтобы это способствовало оптимальному достижению цели. В обзоре источников и литературы необходимо раскрыть степень изученности проблемы, изложить существующие концепции и альтернативные подходы к ее решению, указать, какие источники и научные труды более всего способствовали написанию курсовой работы. Не допускаются к защите курсовые работы, в которых обзор источников и литературы подменяется перечислением названий работ или источников. Обоснования структуры работы должно быть увязано с оптимальным достижением цели и решением поставленных задач.


Основная часть курсовой работы состоит из следующих разделов

  1. Описание объекта исследования.
  2. Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно технических требований к системе автоматизации ДОУ.
  3. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки.
  4. Поиск программных продуктов.
  5. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик
  6. Отбор программных продуктов, удов­летворяющих функциональным требованиям и системно техническим характеристикам.
  7. Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением и выбор программного обеспечения для системы ДОУ.
  8. Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации ДОУ.
  9. Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.

В конце каждого раздела студентом формулируются выводы по проделанной работе.

Содержание работы можно иллюстрировать схемами, таблицами, диаграммами, графиками и т.д. Графическому материалу по тексту необходимо давать пояснения


В заключении суммируются общие теоретические и практические выводы и предложения, которые были сделаны в результате исследования. Они должны быть краткими и четкими, дающими полное представление о содержании, значимости и обоснованности работы, ее соответствии поставленным целям и задачам. Возможно изложение перспективы дальнейшей работы студента над темой (при подготовке выпускной квалификационной работы).

Курсовая работа может включать приложения, которые являются иллюстративным материалом к работе. Они могут включать образцы документов, примеры их оформления, графики и схемы, диаграммы, таблицы вспомогательных цифровых данных, методические материалы и т.п. Размещают приложения в порядке упоминания о них в тексте. Каждое приложение начинается с нового листа и имеет свое название. В правом верхнем углу пишется слово «Приложение №» с указанием порядкового номера. В тексте делаются соответствующие ссылки.

В курсовых работах используются цитаты, статистические материалы. Все приводимые в курсовой работе факты, цифры, даты, конкретные данные должны быть подтверждены подстрочными ссылками. При этом следует соблюдать основные правила цитирования: нельзя отрывать фразы от контекста, искажать текст произвольными сокращениями, цитату необходимо заключать в кавычки и точно указывать источники использованных цитат. Ссылки, как правило, приводятся в подстрочных сносках внизу страницы, на которой расположен цитируемый материал. Для этого в конце цитаты ставится цифра, обозначающая порядковый номер цитаты на данной странице. Внизу страницы под чертой, отделяющей сноску от текста, этот номер повторяется и за ним следует название источника, из которого взята цитата, с обязательным номером цитируемой страницы. Допускается нумерация ссылок в пределах раздела, в этом случае ссылки размещаются на последней странице раздела в порядке нумерации. Библиографические ссылки и списки, воспроизведенные из других изданий, приводят с указанием источника заимствования, например: «Цит. по:», «Приводится по:». При записи подряд нескольких библиографических ссылок на один документ в повторной ссылке приводят слова «Там же» и указывают соответствующие страницы, например: «Там же. - С. 87». В повторных ссылках на один и тот же источник, встречающихся в разных местах курсовой работы, указывают фамилию и инициалы автора и слова «Указ. соч., с. 23».

В тексте курсовой работы не должно быть сокращений слов, за исключением общепринятых.


Список использованных источников и литературы помещается в конце работы перед приложениями, показывает знакомство автора с источниками и литературой по выбранной теме. Список формируется по разделам «Источники» (он может подразделяться на два подраздела «Опубликованные источники» и «Неопубликованные источники») и «Литература». В список источников включают государственные законодательные и нормативные акты, нормативно-методические и нормативно-технические документы, методические указания, правила, регламенты, инструкции, архивные документы и др. Систематизация источников обычно проводится по группам (законы, постановления, стандарты, инструкции и др.), которые определяются исходя из значимости источника, а внутри выбранных групп по хронологии. В список источников не включаются отмененные правовые, нормативные и нормативно-методические документы (за исключением случаев, когда курсовая работа написана на тему, связанную с историей делопроизводства, документирования, развития отдельных направлений документирования).

При включении в список законов, указов, постановлений органов государственной власти и управления указывают вид документа (закон, указ), дату, номер, название, название издания, год и номер издания.

Для обозначения государственного стандарта указывают номер стандарта, его название, место издания, издательство, год издания.

В список неопубликованных источников включают положения об учреждении (его структурном подразделении), должностные и ведомственные инструкции, регламенты и др. документы текущего делопроизводства

В списке литературы названия монографий, статей, рецензий, учебных пособий, авторефератов располагают в алфавитном порядке первой буквы фамилии автора. Каждая книга (статья) списка должна быть описана в соответствии с ГОСТ 7.1. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления. Если книга написана одним, двумя, тремя авторами, в описание входят: фамилия и инициалы автора; полное название книги; после тире название города, в котором издана книга (названия городов Москва, Ленинград, Санкт-Петербург указываются сокращенно М., Л., СПб, соответственно); после двоеточия название издательства (без кавычек); после запятой год издания. (Название издательства допускается не указывать).

Если книга издана без обозначения автора или имеет четырех и более авторов, то указывают заглавие книги; после косой черты трех первых авторов и слово «и др.»; после тире выходные данные.

При использовании статьи из периодического издания необходимо указать фамилию, инициалы автора; название статьи; после двух косых линий название издания (без кавычек), где она помещена; после точки год издания; после точки номер, затем номера страниц, на которых помещена данная статья. При указании статей, опубликованных в сборниках, пишут фамилию и инициалы автора (авторов), название работы, название сборника, место издания, год издания, номера страниц. (Приложение 2).

Оформление курсовой работы


Курсовая работы выполняется рукописным или машинописным способом на писчей бумаге формата А4 на одной стороне листа. Текст работы следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое - не менее 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее не менее 20 мм. При выполнении курсовой работы машинописным способом текст печатается через полтора межстрочных интервала, размер шрифта 12-13. Текст каждой ссылки печатают через один межстрочный интервал. Между двумя ссылками оставляют два межстрочных интервала. Объем курсовой работы 25-30 страниц текста. Приложения в общий объем не входят. Листы курсовой работы сшиваются в папке-скоросшивателе или переплетаются. Выполнение курсовых работ в тетрадях не допускается.


Курсовая работа должна начинаться титульным листом, оформленным печатным шрифтом или набранным на компьютере. Титульный лист должен содержать:


Оглавление содержит перечень составных частей курсовой работы и указание страниц, на которых расположено начало каждой части.

В курсовой работе используется сплошная нумерация страниц. Второй страницей является план (содержание) работы. На титульном листе номер страницы не проставляется. Введение, каждая глава, заключение, список использованных источников начинаются с новой страницы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами в центре нижней части листа без точки.

Главы должны иметь заголовки, слово «глава» при этом не пишется. Наименования  глав в тексте курсовой работы должны соответствовать их наименованиям в оглавлении. Главы нумеруются арабскими цифрами (без слов «глава», «раздел»). Нумерация подразделов состоит из номера главы и номера подраздела, разделенными точкой

Заголовки глав, слова «Введение», «Заключение», «Оглавление», «Список источников» располагаются в середине строки без точки в конце и должны быть написаны (напечатаны) прописными буквами без подчеркивания.

Курсовая работа должна быть подписана студентом на последней странице после списка источников.

Методические указания по выполнению отдельных разделов работы.


  1. Описание объекта исследования.

Описание объекта исследования включает в себя:


Организационная структура объекта представляется в виде блок схемы. В ней определяется орган управления объектом, подразделения объекта и связь между ними.

При анализе функций и организации ДОУ объекта определяются:

При определении уровня автоматизации ДОУ объекта описывается:

Аппаратное и программное обеспечение описывается для сервера и типового клиента.

Раздел заканчивается выводом

  1. Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно технических требований к системе автоматизации ДОУ.


В этом разделе определяются:

Примером такой систематизации может служить следующий вариант.

Функциональные требования к ПО:

Системно технические требования:


  1. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки.


В ходе экспертной оценки необходимо использовать систему весовых коэффициентов (баллов), которая составляется в данном разделе.

Рекомендуется условно принять возможную оценку характеристик функциональных и системно технических требований по одинаковому числу баллов. Например, по 100 или 50 в зависимости от составленного перечня требований. Это позволит в равной степени учесть как требования к системе с позиций пользователей, так и с позиций системно технических требований и обеспечения ее функционирования. В каждой группе критериев выделяются подгруппы, которым присваиваются баллы в зависимости от их важности. Далее внутри каждой подгруппы устанавливаются весовые коэффициенты для каждого из критериев.

Результаты систематизации оформляются в виде таблицы, вариант формы которой представлен в табл. 1.

Критерии

Количество баллов

1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

От 0 до 100


1.1. Делопроизводство

От 0 до 50

1.1.1. регистрация документов

От 0 до 10

1.1.2. контроль исполнения

От 0 до 10

1.1.3. поиск регистрационной карточки

От 0 до 10

1.1.4. ведение номенклатуры дел

От 0 до 10

1.1.5. подготовка статистических данных

От 0 до 5

1.1.6. учет передачи подлинников и копий

От 0 до 5

1.2. Электронный архив

От 0 до 20

1.2.1. . . 



2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ

От 0 до 100



  1. Поиск программных продуктов.


На данном этапе студент осуществляет поиск программных продуктов. Для поиска могут использоваться следующие источники:


При поиске Результаты поиска оформляются в виде таблицы, вариант которой представлен в таб. 2.


Производитель и распространители в России

Название

Предназначе-ние

Возможности

1С: Документооборот

Автоматизация движения потоков документов и их хранение

Система может быть использована в любых организациях.

Программные продукты системы: “Рабочее место документооборота”, “Дизайнер форм”, “Справочник организации” позволяют решать такие как:

    • разработка шаблонов документов и установление правил из заполнения,
    • установление маршрутных схем прохождения документов;
    • прием и обработка документов;
    • контроль за работой исполнителей над документом и выполнение ими временного графика его исполнения

Институт Развития Москвы

Золушка - Канцелярия

Автоматизация регистрации, обработки и контроля исполнения документов

Комплекс состоит из трех  подсистем: “Служебная корреспонденция”, “Решения и распоряжения”, “Письма граждан”. Основные функции комплекса:

    • регистрация входящей, исходящей почты и сопроводительных документов;
    • регистрация и контроль каждого пункта документа;
    • поиск документов по любому известному реквизиту;
    • контроль исполнительской дисциплины;
    • выдача напоминаний о сроках исполнения документов;
    • подготовка справок, сводок,  и списков;
    • формирование истории движения документов;
    • организация доступа к электронным копиям документов.

Интернет Траст

OfficeMedia

Автоматизация документооборота в рабочих группах и небольших организациях.


Далее студент анализирует таблицу и осуществляет предварительный отбор программных продуктов. Из перечня исключаются программные продукты, явно не соответствующие критериям определенным в предыдущем разделе. Например, программный продукт не предоставляет возможности документооборота, а этот критерий определен Вами как один из самых важных. В результате предварительного отбора необходимо выбрать 3-5 программных продукта для последующего их анализа.




  1. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.


На этом этапе каждый из предварительно ото­бранных программных продуктов должен пройти экспертную оценку по критериям в соответствии с составленным перечнем. Для образования экспертных групп студенты объединяются в группы по 4 5 человек. Каждый эксперт запол­няет свой бланк оценки, примерная форма которого представлена в таблице 3.

Критерии

Экспертная оценка проектов

А

В

С

Д

Е

1 .Функциональны требования






1.1 Делопроизводство


1.1.1. Полнота отражения реквизитов документа в электронной регистрационной карточке

6

4

8

4

3

1.1.2. Контроль исполнения

5

8

3

0

6

ИТОГО по п. 1.1.

ИТОГО по Функциональным требованиям

2.Системно-технические требования

















ИТОГО по Системно техническим требованиям







ВСЕГО


  1. Отбор программных. продуктов, удов­летворяющих функциональным требованиям и системно техническим характеристикам.


В этом разделе определяются программ­ные продукты, получившие наибольшую суммар­ную оценку (т. е. в наибольшей степени соответ­ствующие предпочтениям группы экспертов), а также программные продукты, наиболее соот­ветствующие отдельным критериям (функцио­нальным и системно-техническим).


  1. Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением, выбор программного обеспечения для системы ДО.

В этом разделе выполняется сопоставитель­ный анализ выбранных программных продуктов по стоимостным характеристикам, включая затра­ты на приобретение и внедрение. При анализе затрат на внедрение важно учесть как программ­но-технические аспекты (приобретение, либо модернизация компьютеров и программного обеспечения, доработка компьютерной сети объекта), так и затраты на обуче­ние пользователей.

В конце раздела студент проводит осмысление полученной на предыдущих этапах инфор­мации делает вывод и принимает решение по выбору программного продукта.

  1. Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации ДОУ.


В разделе студент проводит описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации ДОУ: описываются основные модули системы и представляется блок схема объекта с размещенными не ней модулями программного продукта.


  1. Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.


Оценка экономической эффективности включает в себя:


Для оценки эффективности внедрения системы автоматизации ДОУ необходимо иметь набор измеряемых (параметров) метрик, которые характеризуют основные процессы, протекающие в информационной системе.

В качестве таких параметров выберем: объем документооборота в организации, время на выполнение операции с документами и стоимость выполнения типовых операци        й над документами.

Оценка объема документооборота в организации может проводиться по следующим показателям:

Оценка времени на выполнение операций с документами может проводиться по следующим показателям:

Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами может проводиться по следующим показателям:

Сравнение затрат на выполнение типовых операций до внедрения системы автоматизации и после оформляется виде таблицы, вариант которой представлен в таблице 4.

Ввполняемая операция

Среднее время выполнения до внедрения системы, мин

Среднее время выполнения после внедрения системы, мин

Число сотрудников, выполняющих операцию

Ежемесячное количество операций

Суммарные затратыв времени до внедрения системы, чел-дни

Суммарные затратыв времени после внедрения системы, чел-дни

Регистрация входящего документа







Регистрация исходящего документа







Регистрация внутреннего документа







Подготовка типовых отчетов













Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа.







Итого






Определив итоговые суммарные затраты времени в чел-днях, до внедрения системы автоматизации и после, можно зная стоимость рабочего времени сотрудника, определить ежемесячную экономию после внедрения системы автоматизации.